Porządkowanie laptopa badawczego: menedżery bibliografii i problem gromadzenia PDF-ów

Gdzie naprawdę kryją się gigabajty

Zotero trzyma każdy załącznik w %USERPROFILE%\Zotero\storage — po jednym podfolderze na plik, o losowej nazwie z ośmiu znaków: dla Ciebie nieczytelnej, dla narzędzia idealnej. Kopie pobrane przez synchronizację i zaimportowane lokalnie lądują tam razem, a folder rośnie bez końca, dopóki sam nie wkroczysz. Strona ustawień synchronizacji pokazuje, ile zużyłeś limitu, ale o miejscu na dysku decyduje folder lokalny — to on jest prawdziwą liczbą.

Mendeley trzyma bazę danych i pobrane pliki w AppData\Local\Mendeley Ltd, a usunięcie tego drzewa, gdy to Twój aktywny menedżer, kasuje wraz z nim całą bibliotekę. EndNote chowa dołączone PDF-y w folderze .Data leżącym obok pliku biblioteki .enl — w normalnym przeglądaniu niewidocznym, w praktyce ogromnym. I zostają jeszcze Pobrane: article.pdf, article (1).pdf, preprint_final_v3.pdf — ten sam tekst trzy razy, na różnych etapach recenzji.

Sprzątanie, które nie rusza cytowań

Najpierw jedna zasada: cytowania żyją w małej bazie danych, PDF-y to dopiero masa — nie dotykaj bazy, dopóki nie rozliczysz plików. Przed czymkolwiek innym zrób pełny eksport zapasowy: RDF albo BibTeX z Zotero, kopię całego folderu danych dla Mendeley. Dopiero potem zacznij ciąć, w tej kolejności:

• Opróżnij kosz Zotero, a potem scal wpisy w kolekcji Duplikaty — scalony wpis zachowuje załączniki każdej kopii, więc sprawdź potem bliźniacze PDF-y
• Sprawdź prawdziwe liczby: ustawienia synchronizacji Zotero pokazują zużyty limit, ale dysk zajmuje lokalny folder storage
• Mendeley: nigdy nie usuwaj AppData\Local\Mendeley Ltd, dopóki to Twój aktywny menedżer — to drzewo JEST biblioteką
• Pobrane: posortuj po nazwie i usuń kopie (1)…(7) każdej pracy za jednym zamachem
• EndNote: najpierw skompresuj bibliotekę do pojedynczego pliku .enlx — to format kopii zapasowej, który zabiera PDF-y ze sobą
• Przy przyszłych importach podpinaj pliki jako załączniki linkowane w jednym kanonicznym folderze poza storage menedżera — jedna kopia, wskazywana wszędzie

Polityka, która zatrzymuje odrost

Laptop zapełni się ponownie, jeśli nie zmienisz przepływu pracy. Wybierz jedno kanoniczne miejsce na PDF-y, pozwól menedżerowi na nie wskazywać, a archiwum wysyłaj na uczelnianą chmurę zamiast limitu synchronizacji. Czyszcz Pobrane co miesiąc — widok posortowany po nazwie sprawia, że rodziny duplikatów widać w kilka sekund. Cytowanie w trakcie pisania działa dalej, dopóki baza stoi nietknięta, a biblioteka, której kopia zapasowa mieści się w jednym folderze, to biblioteka, którą naprawdę będziesz zabezpieczać.

Pytania i odpowiedzi

Przeczytaj także