Limpieza de Microsoft Office: caché de documentos y archivos de Autorecuperación que se acumulan años

Qué es la caché de documentos y por qué engorda

Cuando Word, Excel o PowerPoint abren un archivo de OneDrive o SharePoint, no trabajan directamente contra la nube: editan una copia local en la caché de documentos de Office y sincronizan los cambios en segundo plano. Por eso puedes seguir escribiendo en un tren, y los conflictos de sincronización suelen resolverse solos. La caché vive en %LOCALAPPDATA%\Microsoft\Office\16.0\OfficeFileCache y, en máquinas que viven dentro de bibliotecas compartidas de SharePoint, crece en silencio hasta cientos de megas.

La antigua forma de gestionarla — el Centro de carga de Office con su icono en la bandeja y su lista de «archivos que requieren atención» — se jubiló con las compilaciones antiguas de Microsoft 365, y hoy la caché se cuida sola bastante mejor que antes. Aun así, tras años de actualizaciones y sincronizaciones abandonadas se acumulan entradas obsoletas, y la solución no tiene glamour: cierra todas las apps de Office, borra el contenido de la carpeta OfficeFileCache y deja que Office la reconstruya. Si Office avisa de cambios sin sincronizar, detente y sincroniza primero: en la caché hay trabajo real.

Autorecuperación: una red de seguridad que conviene entender antes de borrar

La Autorecuperación es la otra mitad de la cautela de Office: cada pocos minutos, Word, Excel y PowerPoint escriben una instantánea de los documentos abiertos para que un cuelgue cueste minutos y no horas. Los valores por defecto son sensatos — Word guarda la información de recuperación cada 10 minutos —, pero los archivos caen en carpetas por aplicación dentro de %APPDATA%\Microsoft, y Office nunca barre los antiguos. Una máquina con un par de cuelgues al año acumula un pequeño museo de archivos .asd y copias, casi todo borrable sin miedo. Primero, el mapa:

• Word: instantáneas .asd en %APPDATA%\Microsoft\Word — una por cada documento abierto durante un cuelgue o apagón forzado
• Excel: el mismo sistema .asd en %APPDATA%\Microsoft\Excel, donde los libros que se cerraron mal esperan su recuperación
• UnsavedFiles en %LOCALAPPDATA%\Microsoft\Office — borradores de archivos cerrados sin guardar, retenidos cuatro días por defecto
• Copias .wbk de Word — solo si activaste «Crear siempre una copia de seguridad»; viven junto al documento, no en AppData
• El panel de control de todo esto: Archivo > Opciones > Guardar — intervalo de Autorecuperación, ubicación de los archivos y retención de borradores

Cómo limpiar con seguridad — y qué no tocar nunca

La rutina dura diez minutos al año: cierra todas las apps de Office, ordena las carpetas de Autorecuperación por fecha, conserva lo de las últimas dos semanas si tienes proyectos a medias, borra el resto y vacía el contenido de OfficeFileCache con Office cerrado. Nada de esto toca configuraciones, plantillas ni diccionarios personalizados: esos viven en otros sitios, y borrarlos es como la gente pierde años de autocorrecciones y macros.

Tres cosas merecen un «no tocar» explícito. La carpeta Click-to-Run en C:\ProgramData\Microsoft\ClickToRun guarda los datos de instalación y reparación del propio Office, y borrarla rompe reparaciones y actualizaciones. Las carpetas STARTUP dentro de %APPDATA%\Microsoft\Word contienen plantillas globales y complementos que se cargan en cada arranque. Y si no quieres memorizar el mapa de carpetas, el análisis de basura de Kleaner PRO cubre justo esta categoría de cachés y restos de Office seguros de eliminar. Si Office se comporta raro tras una limpieza, una reparación en línea desde Configuración > Aplicaciones restaura la fontanería sin tocar tus archivos.

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